Vereniging van Eigenaren
Wij nemen u vele zorgen uit handen
Wanneer u een appartement koopt, wordt u in de regel lid van de Vereniging van Eigenaren van het gebouw dat de appartementen huisvest. De VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen, zoals de gevel, de entree, het trappenhuis, de lift, het dak etc.
Het is een hele zorg om een VvE goed te laten functioneren. Denk bijvoorbeeld aan de administratie, het actueel houden van de verzkeringen en de planning van het onderhoud. Aycon Vastgoedmanagement kan een groot deel van deze zorg uit uw handen nemen. Wij hebben op vele onderdelen ervaring en expertise opgebouwd. Hieronder treft u een aantal zaken aan die u met een gerust hart aan ons kunt uitbesteden.
Een aantal van onze diensten:
- Oprichten VvE bij nieuwbouw
- Opstarten van VvE bij bestaande bouw
- Opstellen Huishoudelijk Regelement
- Voorbereiden Algemene Ledenvergaderingen
- Financiele administratie
- Onderhoudswerkzaamheden
- Groot onderhoud
- Verzekeringen
Oprichten VvE bij nieuwbouw
Bij het oprichten van een VvE in het geval van nieuwbouw is er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden en/of die geregeld moeten worden.
Aycon Vastgoedmanagement kan het volgende voor u doen:
- een splitsingsvergunning aanvragen
- splitsingstekeningen laten maken
- opmaken van een splitsingsakte
- de oprichtingsvergadering regelen
- begeleiding van de oplevering
Opstarten van VvE bij bestaande bouw
Het komt regelmatig voor dat appartementen die voorheen verhuurd zijn geweest door de verhuurder worden verkocht. Op het moment dat een dergelijke situatie zich voordoet ontstaat er automatisch een Vereniging van Eigenaren. In principe dienen dan dezelfde zaken te worden geregeld die voor een nieuwbouwcomplex gelden. De eerste Algemene Ledenvergadering vindt veelal plaats op het moment dat meerdere appartementsrechten aan particuliere eigenaren zijn overgedragen.
Opstellen Huishoudelijk Reglement
Nadat de splitsingsakte en het splitsingsreglement zijn opgesteld, is het soms belangrijk een huishoudelijk reglement vast te stellen waarin zaken van huishoudelijke aard worden geregeld (zoals gebruik van de gemeenschappelijke ruimte, toegestane harde vloer in de appartementen en aanbrengen van zonneschermen). Een huishoudelijk reglement is in feite een aanvulling voor de bescherming van het woongenot. De meeste splitsingsreglementen geven aan wat in het huishoudelijk reglement geregeld mag worden. Wij kunnen een concept huishoudelijk reglement opstellen dat door eventuele aanvullen en aanpassingen op maat van een vereniging vastgesteld kan worden in een Algemene Ledenvergadering.
Voorbereiden Algemene Ledenvergaderingen
Door de vereniging dient minstens eenmaal per jaar een Algemene Ledenvergadering te worden uitgeschreven. Aycon nodigt de eigenaren uit voor deze vergadering. Het vaststellen van de vergaderdatum en locatie wordt in overleg met het bestuur gedaan.
Ter voorbereiding op de Algemene Ledenvergadering wordt met het bestuur een voorbespreking gehouden. Tijdens deze bespreking wordt de agenda voor de Algemene Ledenvergadering opgesteld. In de Algemene Ledenvergadering moeten minimaal de volgende punten worden besproken en vastgesteld:
- goedkeuren en vaststellen notulen vorige ledenvergadering
- goedkeuren en vaststellen financiele stukken
- goedkeuren en vaststellen van de begroting komende en/of lopend boekjaar, alsmede de te betalen maandelijkse bijdrage van de leden
- toelichting van het meerjarenonderhoudsplan en de financiele gevolgen van dit plan
De vergadering wordt door Aycon genotuleerd. De notulen worden, na goedkeuring van het bestuur (voorzitter), aan de eigenaren verstuurd.
Financiële administratie
Wij kunnen een VvE een groot aantal administratieve taken uit handen nemen, zoals bijvoorbeld:
- opstellen van periodieke verslagleggingen (per kwartaal)
- opstellen van verslagleggingen tbv bestuur en kascommissie
- opstellen van jaarstukken
- openen van bankrekeningen en het actief beheren van de liquide middelen
- incasseren en bewaken van de verplichtingen van de leden
- opstarten van een incassoprocedure bij een structurele achterstand van betaling van een van de leden. Dit natuurlijk in overleg met het bestuur en overeenkomstig conform de regels in de geldende akte van splitsing.
- Opstellen van de jaarlijkse begroting en het berekenen van de individuele bijdrage van de leden
Onderhoudswerkzaamheden
Wij kunnen allerlei zaken die met het onderhoud te maken hebben overnemen van de VvE. Hierbij kunt u denken aan o.a. de volgende werkzaamheden:
- dagelijkse onderhoudswerkzaamheden laten uitvoeren (in overleg met het bestuur dan wel met de technische commissie)
- meerjarenbegrotingsplanning opstellen. Afhankelijk van de wensen kan dit varieren tussen de 3 en 50 jaar. Deze planning zal jaarlijks moeten worden bijgesteld.
- Toevoeging van de reserveringen toetsen en indien noodzakelijk berekening van de benodigde verhoging
- Opvolging van calamiteiten, in geval van nood is Aycon 24 uur 7 dagen per week bereikbaar
- Aanvragen en beoordelen van contracten tbv installaties en andere onderdelen
- Uitgevoerd onderhoud controleren
- Een jaarlijks onderhoudsvoorstel opstellen tbv vergadering
Groot onderhoud:
Ook kunnen wij allerlei zaken die met het grootonderhoud te maken hebben overnemen van de VvE. Hierbij kunt u denken aan o.a. de volgende werkzaamheden:
- een advies en/of bestek opstellen voor uit te voeren groot onderhoud
- aanvragen, beoordelen en controleren van de offertes voor uit te voeren groot onderhoud
- een uitvoeringsadvies maken ter goedkeuring van het bestuur
- de werkzaamheden opdragen
- toezicht houden tijdens uitvoering van het groot onderhoud
Verzekeringen:
Op verzoek van de VvE kan Aycon zowel de verplichte als de optionele verzekeringen voor u afsluiten en deze bovendien actueel houden.
Voor de wet verplichte verzekeringen:
- Opstalverzekering
- WA-verzekering
Optionele verzekeringen:
- Glasverzekering
- Een rechtsbijstandsverzekering voor de Vereniging
- Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
Neemt u bij vragen gerust en geheel vrijblijvend contact met ons op.